Ile osób optymalnie w grupie szkoleniowej?

Klienci często pytają o wielkie grupy na jednych zajęciach. Powyżej 10 osób, powyżej 15, a nawet 20-tu czy 30 osób. Chcą robić zajęcia praktyczne, warsztaty, nawet dla jeszcze większych – powyżej 40-50 a zdarza się, że i po 90 osób. Jak odpowiadać? Jak argumentować? Jak przekonywać?

Zapewne każdy sam wie, co mówić czy pisać w tej kwestii. Z mojej strony podaję własne argumenty. Może będą dla Was przydatne.

Mamy co najmniej 3 rozwiązania do wyboru, jeśli chodzi o ilość Uczestników na zajęciach. Trochę tu o nich napiszę poniżej:

1.            Grupy optymalne – po 8 – do 12 osób

Grupy odpowiednie dla dużej ilości praktyki. Szkolenia – każde np. po 2 dni – dzięki temu mamy przećwiczone przez każdego Uczestnika w dużym stopniu wszystkie zagadnienia i dużo osobistego doświadczenia do zastosowania w codziennej pracy po zajęciach. Można tu przyjąć, przykładowo, 2 dni na takie szkolenie dla danej grupy.

2. Grupy duże, np. po 22 osoby i 2 x mniej scenek na osobę

Wszyscy są razem na sali. Mamy wtedy siłą rzeczy – ze względu na ilość osób, mniej ćwiczeń (scenek/odgrywania ról/ćwiczenia interakcji) na każdego Uczestnika. Wiedza jest zdobyta, materiał przerobiony jednak jest 2 x mniej osobistych doświadczeń i nauki. Każdy Uczestnik gra wtedy tylko w 1 scence i tylko co drugi zagra pracownika firmy i osobiście doświadczy jak jego zachowanie wpływa na innych. Połowa Uczestników zagra wtedy, ale tylko jako klient/dostawca/inny dział itd., co oczywiście daje mniejszą naukę, bo nie można odnieść wrażeń do siebie, a tylko do drugiej osoby. Czy jest jakaś alternatywa? Tak – hybryda – podaję to w rozwiązaniu nr 3.

Dlaczego grupa najlepiej gdy jest do 10 osób (no powiedzmy, że 11 czy 12 to także 10 😊?

Otóż wtedy każdy ma swój czas by „naćwiczyć” się, nagrać w scenkach, „nadoświadczać” samemu jak, co działa (poznawane metody, sposoby, zachowania).

Każda scenka lub ćwiczenie z odgrywaniem poznawanych zachowań jest czasochłonne (i takie ma być).

Dam tu przykład: scenka (odgrywanie danej roli/zachowania) – a więc osobiste przećwiczenie w praktyce właśnie poznanej metody, to czas około 25-40 minut. Co się na to składa?

Przygotowanie się danej pary osób do scenki – około 5-10 minut

Zagranie sytuacji/scenki/rozmowy to 10-15 minut

Po scence przekazanie przez grających oraz (co trwa dłużej – ale jest najważniejsze) przez oglądających swoich wrażeń to około 15-20 minut (a gdy mamy na sali nie 10 czy 11 ale np. 22 osoby to już może wymknąć się z tych ram czasowych i trwać dłużej. Albo nie wszyscy będą pytani o swoje obserwacje  / wrażenia, nie wszyscy się odezwą – co naturalnie powoduje, że się mentalnie wyłączają bo nie są aktywizowani – wpływa to także bezpośrednio na widoczny spadek ocen.

Uczestnicy, którzy np. dają najwyższe oceny (tj. wg skali szkolnej 6) to przy grupie 22 osobowej dają oceny średnie do niskich 3-4 i piszą: brak kontaktu z trenerem, nie angażował do zajęć, nie aktywizował, nie panował nad czasem, grupą, dyscypliną, przebiegiem zajęć, nie odpowiadał dogłębnie/wyczerpująco na zadawane pytania, itd., itp.).

Po kolei; po scence, wygląda to tak:

•             najpierw 2 grające osoby mówią co wg nich było na + a co na – w danej scence, w swoim zachowaniu i w zachowaniu drugiej strony. To jest bezcenna wiedza, której, gdyby nie te scenki, nigdy by się nie poznało – w życiu druga strona nie powie co czuła, a widzów / oglądających rozmowę, obsługę, kontakt, czy np. negocjacje – po prostu nie ma, a jeśli są to się ich nigdy o to nie pyta (co widzieli, co, jak wg nich komu poszło, a co nie poszło, co powinno się zrobić, jakie mają pomysły…)

•             następnie obserwujący (czyli wszyscy pozostali Uczestnicy np. 9 osób) mówią najpierw co wg nich było w scence / w zachowaniu aktora grającego pracownika firmy na plus, a następnie gdy plusy wybrzmią przechodzimy do tego, co można byłoby zrobić inaczej/lepiej czyli do minusów. I znów wszyscy oglądający mówią co zauważyli, tym razem na -. To trwa.

•             Prowadzący (by nie sugerować) wypowiada się na końcu danej oceny.

Ile scenek/odgrywania ról/praktycznego ćwiczenia interakcji? Im więcej tym lepiej. Przyjmijmy, że chcemy by każdy Uczestnik raz zagrał siebie (pracownika firmy) a raz klienta/dostawcę/drugiego rozmówcę, to daje 2 scenki na osobę. A, że gramy w parach to daje przy 10 uczestnikach 10 scenek, przy 11 osobach 11 a przy np. 12tu osobach – 12 scenek – po to, by każdy zagrał 2 razy. Czyli każdy gra 2 x a obserwuje pozostałe 8-9-10 scenek po których daje ocenę na + i na – (ocena przede wszystkim dotyczy roli granej jako pracownika firmy. Ocena klienta/dostawcy/pracownika innego działu, itp. to margines – bo na jego zachowanie nie mamy wpływu takiego jak na własne.

A jeśli scenki z przygotowaniem i omówieniem, z wnioskami, są po ok. 40 minut to znaczy, że mamy około 3 scenki na 2 godziny. Tak więc 10 scenek to ok. 7 godzin – czyli cały 1 dzień zajęć. Jeśli 11 czy 12 scenek, to robi się 8 pełnych godzin na scenki I zostaje nam drugi lub niecały drugi dzień na przekazanie wiedzy, inne ćwiczenia, dyskusje, rozpoczęcie zajęć i ich podsumowanie. Stąd w rekomendacji ta liczba osób na szkoleniu.

A ile w ogóle jest czasu zajęć?

Jeśli mamy 8 godzin dziennie to brutto jest 16. Odejmujemy 2 x po 15 minut na przerwy kawowe i 1 x na obiad (około 30-45 minut – czasem to nawet 1 godzina) co daje 1h – 1h 15-30min dziennie. Na zajęcia pozostaje więc 14 lub 13 godzin zegarowych. Scenki przy optymalnej grupie to 7-8 godzin więc na resztę zajęć (wszystkie inne ćwiczenia, przekazywanie wiedzy, dyskusje, rozpoczęcie i podsumowanie) pozostaje łącznie drugie 7 lub 6 godzin.

3. Hybryda – jednak duża grupa np. 22 osoby lub więcej.

Pracujemy w jednej dużej grupie 22 osoby lub więcej a zajęcia trwają 3 lub 4 dni zamiast 2 (dotyczy to zajęć 2 dniowych, które zamiast 2 dni trwają dłużej o dzień lub 2)

Przy 3 dniach mamy około 14-16 scenek i więcej grania na każdego Uczestnika – wtedy jednak, niektórzy grają 1 x a niektórzy 2 x . Niektórzy mają szansę być w roli pracownika firmy i zmierzyć się z próbą zagrania siebie (z nowymi zachowaniami właśnie poznanymi na zajęciach), ale niektórzy zagrają tylko 1 x i to klienta/dostawcę/pracownik innego działu, itp.

Przy 4 dniach zajęć mogą zagrać 2 x wszyscy obecni (przy np. 22 osobach) – lecz tu pojawia się inna sytuacja – otóż zajęcia robią się nudniejsze, bo każdy uczestnik mimo, że zagra 2 x, to „musi” oglądać pozostałe 20 scenek – a to pochłania wiele energii, potem nudzi i prowadzi do obniżenia zadowolenia z zajęć – a to z kolei od razu pogarsza oceny w ankietach.

Wiem, że można alternatywnie ćwiczyć scenki równolegle w parach – lecz to już inna jakość nauki, dająca dużo mniejsze a czasem nieakceptowalne rezultaty. Brakuje grupy obserwatorów, i co ważne oceny trenera, który nie może obserwować i dzielić się wrażeniami przy równoległości scenek w parach. Dla celów zapewnienia najwyższej jakości i tego artykułu odrzucam więc tą ścieżkę.

Co jeszcze ważne:

•             Każdy kolejny uczestnik w grupie (powyżej 12 osób): to dodatkowy wysiłek prowadzącego i powinno mieć to odzwierciedlenie w stawce. A jak jest? Wiemy, że nie przekłada się to zbytnio, jeśli w ogóle, na stawki. Dla Waszej wiedzy, przekażę, że gdy prowadzę zajęcia dla moich klientów, wyceniam to na +250,00 zł netto za dzień szkolenia dla każdego kolejnego uczestnika w grupie (powyżej 12 osób)

•             Im więcej osób, tym bardziej charakter zajęć zmienia się z praktycznych i warsztatowych na ogólnie rozwojowe, dające wiedzę a mniej indywidualne przećwiczenie każdego omawianego zagadnienia

•             Przy grupie 22 osobowej i większej – potrzebne jest nagłośnienie sali i 2-3 mikrofony

Moją rekomendację znacie, jednak oczywiście wybór jest po stronie Klienta. Jak zdecyduje tak będzie.

Chętnie prowadzę każde zajęcia jakie życie przyniesie 😊

A Wy co sądzicie? Napiszcie!